昨日は神戸在住の方とお電話で打ち合わせさせて頂きました。
お電話でのヒアリングは難しい面もありますが、プライベート用の名刺が欲しいとの事で、依頼者の方から最低限載せて欲しい情報やデザインで使用して欲しいイメージなどを聞くことができて一安心です。
いくつかデザインを作成して、やりとりをしながらより効果的な名刺に仕上げていきます。
ベストな打ち合わせ方法は？
今回はお電話でのヒアリングだったので顔や表情が見えない難しさがあります。
お電話の場合は通話料も負担して頂くことにもなるので、できればSkypeの方がじっくりお話できて良いですね。
ただ、Skypeのやり方がわからないという依頼者の方もまだまだ多いです。
やはり対面して直接お会いして話すのがベストでしょう。
しかし、遠方の方の場合は必ずしも会ってお話できるわけではありませんので、その様な方の場合はお電話かSkypeで対応させて頂いています。仕事が忙しくて時間調整が難しい方はメールやりとりでも対応する事もあります。
「対面でお話したい方」、「お電話が良い方」「Skypeが良い方」「メールが良い方」など、相手に合わせて打ち合わせ方法を変えています。
年配の方は対面やお電話が慣れている方が多いですね。逆に若い方やパソコンに慣れている方はSkypeで行う事が多いです。
個人的には相手が慣れているやり方に合わせて対応するとお話がしやすいようでじっくりヒアリングができると思います。
電話で打ち合わせする時の注意点は？
注意点として、お電話の場合は言い間違いや聞き間違いが起きやすく、証拠も残らないという事です。
メールの場合は文字になっているので、読み間違えない限り問題無いのですが、お電話で言い間違いや聞き間違いが起きた場合はそのまま流れてしまうので、間違えたまま進行してしまいます。
数字を間違えてしまうと困った事になりますね。
例えば印刷枚数の発注はメールの場合、「100枚印刷お願いします」と書いてあれば間違えないのですが、お電話の場合、「100枚印刷お願いします」と言われても混雑した環境でノイズが多いと「100」が聞きにくかったりします。間違えて200枚多く発注してしまった場合どちらの責任になるのでしょうか。
そこで、私は指示についてはできるだけメールで対応させて頂いています。年配の方から見れば電話の方が早いじゃんと言われる方もしれませんが、メールの方が確実ですね。
文字として残れば良いので、もちろんFacebookメッセンジャーでも大丈夫です。
「仕事が早い人はメールが上手い」という話も聞いたことがありますが、間違えや仕事の出戻りが少ないのでしょう。
個人事業主やフリーランスの方は一人でなんでもこなさないといけません。
「対面」、「電話」、「メール」、「Skype」などを相手ややりとりする内容によって使い分ける事で、スムーズに仕事ができると思います。
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