名刺交換のマナー

知らないと恥ずかしい!名刺交換の渡し方・マナーまとめ

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名刺交換マナー

こんにちは!名刺スタイリストのクボです。

ビジネスの最初のアクションとして社会人やビジネスマンが日常的に行っている名刺交換。そんな名刺交換にもマナーがあることを知っていますか?

名刺交換のマナーを知らないと、悪い印象を与えてしまう可能性あります。
あまりに失礼だと大事なビジネスや会社の信用に影響を与えかねません。

「人の印象は第一印象で決まる」と言われますが、自分の名刺交換のやり方がマナー違反をしているかどうかさえ気付かない人もいるのではないでしょうか。

そこで、今回は社会人なら最低限知っておきたい名刺交換のマナーをご紹介致します。

これを実践するだけで、スマートな名刺交換ができるようになります。
この機会に正しい名刺交換のマナーを身につけましょう!

名刺交換の前にチェックすること

名刺交換マナー

・名刺を切らさない、忘れない。
どんなに名刺交換のマナーが良くても、名刺を忘れていては話になりません。鞄には、常に予備の名刺を入れておきましょう。

・汚れた名刺を渡さない。
汚れた名刺はマナー違反。名刺入れに入れぱなしの名刺は汚れている可能性が高いです。定期的にチェックしましょう。

・自分の名前を読みやすく表記する。
自分の名前の読み方が難しい場合、印刷時に氏名に読みがな(ふりがな)を入れておきましょう。
又、名前の文字が小さい場合も読みにくいので敬遠されてしまいます。
せっかくの名刺交換です。しっかり名前を覚えてもらえるようにしましょう。

・海外との取引が多い場合は名刺に英語表記も入れる。
海外との取引が多い仕事の場合は、名刺に英語表記も入れておきましょう。
「表面を日本語表記、裏面を英語表記」が一般的ですが、日本語版と英語版の二枚持つという方法もあります。

名刺交換の基本マナー5つのポイント

名刺交換マナー

名刺交換の基本マナーは以下の5つです。

  • ポケットやお財布から直接名刺を出さない。
  • 名刺入れを使用せずに名刺交換するのはマナー違反。
  • よれよれの名刺、折れ曲がっている名刺、汚れている名刺を渡さない。
  • 名刺をテーブル越しに渡さない。
  • 着席していても、名刺の交換は必ず立ち上がって行う。

名刺の渡し方

1、あらかじめ名刺入れを手元に用意しておく、又は鞄のすぐに取り出しやすい位置に入れておき、素早く名刺を取り出せるようにしておきましょう。

2、名刺を渡す際、机を挟んで渡す事はマナー違反です。必ず立ち上がり机を挟まない位置に移動しましょう。

3、目下あるいは訪問者の方から名刺を差し出すのが名刺交換の基本です。目上の人より先に名刺を受け取るのは失礼にあたります。
目上・目下とは、地位や年齢に関わらず、「仕事の依頼をする側(お金を支払う側)が目上」「仕事の依頼をされる側(お金を受け取る側)が目下」です。
営業など、企業訪問の場合は常に自分の方(訪問者)から名刺を差し出しましょう。

4、名刺を片手で持ち、もう片方を添えながら、相手に正面を向けて差し出します。
名刺を差し出す際に、「○○社の○○部 △△と申します」と社名と名前を名乗り、軽くお辞儀をしましょう。
この時、相手が差し出した名刺の高さよりも低い位置で差し出すことで、謙虚さを表すことができます。

※もし名刺の準備をしている際に先方から名刺を差し出されてしまったら、お待たせしないように「頂戴します」と言っていったん名刺を受け取りましょう。
その後、「申し遅れました」と一言断ってから、自分の名刺を差し出すようにしましょう。

名刺の受け取り方

1、名刺を受け取るときも、黙って受け取ってはいけません。「頂戴いたします」と言いながら受け取るようにしましょう。

2、必ず両手で受け取る、又はすぐに右手を添えるようにして名刺を丁寧に扱いましょう。
その際、相手の会社のロゴや名前の上に指がかからないように気を付けましょう。

3、受け取った後は、すぐに胸の高さより下におろさないようにして先方のお名前を確認しましょう。
「○○様ですね」と相手の名前を名刺を見ながら確認しましょう。
もし読み方が分からなければ、このタイミングで聞いておいた方が失礼ではありません。
二度目の対面以降に相手の名前の読み方を確認するのは失礼にあたります。

同時に名刺交換をする場合

名刺交換の際に、複数人での訪問で時間がかかる場合はお互いに名刺を差し出す「同時交換」の場合もあります。

基本的な考えは上記の「名刺の渡し方、受け取り方」のマナーと同じですが、
同時交換の場合は例外として「右手で差し出す、左手で受け取る」流れになりますので、以下の方法でスムーズに行いましょう。

1、胸の前で名刺入れの上に自分の名刺を置き、両手で持ちスタンバイします。

2、渡す時は自分の名刺を右手で差し出し、相手に差し出します。(この時左手で名刺入れを持っている)
目下の人から先に差し出すようにして、目上の相手より先に名刺を受け取らないようにしましょう。

3、同時に左手で相手の名刺を自分の名刺入れの上に乗せるような形で受け取ります。
(お互い右手で差し出し、左手で名刺入れの上で受けとる形になります。)

4、相手が左手でこちらの名刺を持ったら、自分の空いた右手を受け取った相手の名刺に添えてください。
(これで相手の名刺を両手でいただいている形になります。)

複数対複数で名刺交換を行う場合の順番

上司や部下が同行する会社訪問など、複数対複数で名刺交換する場面もあると思います。

複数対複数で名刺交換する際はマナーとして“名刺交換を行う順番”にも気をつける必要があります。

複数人での名刺交換は「役職が上の人から順番に行う」のが基本です。

※時間がかかる場合、部下同士で先に名刺交換をしてしまうこともありますが、
これは先方の部下と名刺交換した後、その上司と名刺交換をすることになるので、本来のマナーとしては失礼にあたります。
時間がなくやむをえない場合や上下間系がない場合などは、待たずに各自の間で名刺交換が行われますので様子を見てスムーズに行いましょう。

又、名刺を複数枚消費することにもなるので、名刺を切らさないように予備をしっかり準備しておきましょう。

複数対複数での名刺交換の流れは以下のようになります。

1、スムーズに名刺交換ができるように、大体の人数分の名刺を名刺入れから取り出しておき、名刺入れの上に名刺を置いて手に持っておきます。

2、自分の番になったらそこから取り出して先方に渡します。(渡し方は上記の名刺の渡し方と同じ方法です)

3、名刺を受け取ったら名刺入れの下にある指で挟み、次の人と名刺交換を行います。

※もし先方の役職がわからない時は、部屋に入ってくる順番や話し方、あるいは先方の紹介される順番などから判断しましょう。

名刺交換をした後(商談中)

名刺交換マナー

名刺を受け取った後も気を抜いてはいけません。名刺の扱い方にもマナーがあります。
名刺は相手の顔であり看板です。丁寧に扱うようにしましょう。

受け取った名刺の扱い方

受け取った名刺は椅子に座った後、にテーブルの自分から見て「左側」に並べます。
その際、テーブルの上には直接置かず、自分の名刺入れの上に相手の名刺を乗せることで、相手に敬意を表すことができます。

複数枚交換した場合は、順番も役職順ではなく(自分から見て)相手の座席順に並べます。
座席順に並べることで、相手が座っている順番に並べると顔と名前が一致して覚えやすくなります。
この時交換した名刺を「名刺入れ」に載せるのは、相手方の役職の高い人の名刺を乗せ、他の方の名刺はテーブルの上に乗せます。

テーブル上に資料などが広がって名刺を置くスペースがない場合は、軽く一礼してから名刺入れにしまうようにしましょう。

受け取った名刺に相手の目の前でメモを書き込むのは、相手の名刺を汚すことになるので名刺交換のマナーとしてNGです。

名刺をしまうタイミング

受け取った名刺は相手が名刺を収めない限り、基本的にはテーブルの上に置くなどして面談が終わるまで出しておくのがマナーです。

名刺をしまうタイミングは、その場の雰囲気によって判断するようにしましょう。
相手がまだ名刺を出しているのに、自分だけ先にしまうのは名刺交換のマナーとして失礼です。

ほとんどの場合、テーブルに置いた名刺を名刺入れにしまうタイミングは、打ち合わせや商談がそろそろ終わるという時の合図になります。
名刺をしまうタイミングは周りの人に合わせましょう。

しまう時は相手を尊敬する気持ちをこめて、相手が名刺入れにしまってから、こちらも名刺入れに入れると良いでしょう。

名刺を胸のポケットや財布にしまったり、退室時に名刺を置き忘れるなどはマナーとしてNGです。
名刺交換は最後まで気を抜かないようにしましょう。

名刺を忘れた、切らしてしまった場合の対処法

名刺を忘れてしまったり、出張の際に名刺が切れてしまうこともあると思います。
ビジネスマンにとって、名刺を渡せないということは、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。
万が一名刺を忘れた、又は切らしてしまった場合は以下のように対応しましょう。

1、「申し訳ございません、いま名刺を切らしてしおりまして」と素直にお詫びをし、相手の名刺を受け取る際に口頭で社名と名前を伝えます。

2、オフィスに戻ったら、お詫びの手紙を添えて名刺をすぐに郵送します。
 資料などを送る際にも、名刺も一緒に送ると相手に安心感を与えることができ、覚えてもらうきっかけが生まれます。

3、次回に会うときは必ず自分から名刺を渡しましょう。

パーティーや懇親会の名刺交換では

名刺交換マナー

立食のパーティーや懇親会などでの名刺交換は、商談の場とは異なり、一人ひとりにしっかりと対応できない場合があります。

食事の最中であれば、グラスやお皿を一度テーブルの上に置いて、両手で受け取るようにしましょう。

参加人数が多いパーティーなどの場合は、枚数が多く入る名刺入れを持っていくのがオススメ。

折角の名刺交換のチャンスですから、名刺をしっかり配り、ビジネスに繋げましょう。

海外の人との名刺交換

海外の方との名刺交換も、基本的には日本の名刺交換のマナーと変わりません。

海外の方の名刺は名刺のサイズや内容が日本と異なる場合がありますが、上記と同様の流れで名刺交換を行います。

名刺を受け取った際には、お名前の正しい読み方や発音位置などを確認しておくと、後のビジネスでのやりとりがスムーズでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

いつもなんとなく行っている名刺交換も、マナーひとつで印象がかなり変わります。

マナーを身につける上で大事なのは、「相手に敬意を払う」ということです。

堅苦しく感じるかもしれませんが、名刺交換のマナーを身につけることで相手に良い印象を与えることができ、スムーズに商談が運びます。少し気をつけるだけで、お互いに気持ちよく仕事をすることができるんですね。

名刺交換はビジネスマンの最初の一歩。

正しい名刺交換のマナーを身につけて、ビジネスを成功させましょう!

▽動画で見たい方はこちらをどうぞ。

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